Olá, tudo bem com você?
Eu sou Daniel Turbox e neste post vou te contar como eu melhorei meu foco e produtividade com 15 dicas práticas e que aplico no meu dia-a-dia.
Eu acredito que o padrão das 9h as 18h é um modelo improdutivo. Você, assim como eu, sabe que é impossível produzir por 8 horas ininterruptas.
Manter o foco em uma atividade é essencial para obter mais produtividade, sobretudo no trabalho, contudo você já parou para pensar quantas vezes você se distrai durante um dia normal de trabalho.
Agora pegue esse número e multiplique-o por 23.
O resultado deste cálculo é a quantidade de minutos de concentração que você está perdendo todos os dias. De acordo com um estudo da Universidade Irvine da Califórnia, uma pessoa demora em média 23 minutos para retornar à tarefa original após uma interrupção.
Desta forma, aqueles “30 segundos para verificar o Whatsapp” não são apenas 30 segundos no ralo. São 23 minutos e 30 segundos.
E todas essas distrações não apenas prejudicam a produtividade, mas também têm efeitos emocionais negativos.
A mesma pesquisa indicou que a distração da atenção pode levar a mais estresse, mau humor e menor produtividade.
Outro dado chocante é que as pessoas pesquisadas checavam seu e-mail, em média, 74 vezes ao dia, chegando algumas pessoas ao extremo de 435 vezes no dia!
Na Intel, os membros do grupo Software and Services perceberam esse problema surgindo. Eles estavam preocupados por não estarem tendo tempo suficiente para pensar profunda e criativamente sobre os problemas.
Assim, os gerentes instituíram quatro horas semanais de “tempo para pensar” que foram programadas e monitoradas em um calendário compartilhado. Durante esse tempo, os funcionários não deveriam responder a e-mails ou distrações que não fossem urgentes. O programa foi um sucesso!
Tempos atrás eu achava que podia ser exceção a essa regra e que eu conseguia executar multitarefas. Mas descobri que não e que eu poderia produzir muito mais do que estava produzindo. Após leitura de livros sobre produtividade, pesquisas na internet, conversa com amigos e alguns testes cheguei a estas 15 dicas práticas que eu aplico no meu dia-a-dia:
1. Durma o suficiente
O sono é muito importante não apenas para descanso do corpo, mas para recuperação das capacidades cognitivas e fixação do conhecimento.
2. Elimine a bagunça e o desconforto
Uma mesa organizada e sem muitos objetos que podem te distrair é o ambiente ideal para trabalhar.
Se você trabalha em casa e não possui um ambiente específico para trabalhar, sente-se à mesa. Nunca trabalhe na cama ou no sofá!
3. Tenha uma regularidade nos horários
Procure dormir e acordar sempre no mesmo horário. Defina um cronograma para seu dia com os horários para sua meditação, exercício, estudos, refeições, lazer, início e fim do trabalho. Procure respeitar este cronograma e você vai ver como é possível fazer muita coisa durante o dia. Só com esta dica vai parecer que o seu dia dobrou de tamanho.
4. Faça exercícios
Não apenas atividades físicas – que pode ser simplesmente uma caminhada – mas também exercícios para sua mente. A neuróbica, como é chamada, é a ginástica do cérebro e na internet você encontra exercícios simples e formas de tirar seu cérebro da zona de conforto. Eu costumo ler alguma coisa não referente ao trabalho ou jogar Sudoku.
5. Ouça música ou use protetor de ouvido
Se o lugar que você trabalha é barulhento, você não gosta ou não quer ouvir música, use um protetor auricular, pode ser aqueles de EPI mesmo. Eu adoro ouvir música e muitas vezes ligo o Spotify para trabalhar porém quando precisava me concentrar para escrever, por exemplo as letras das musicas me atrapalhavam e eu costumava deixar em alguma playlist de música clássica, acústico ou outro estilo sem letra.
Isso até eu conhecer uma aplicação chamada Focus@Will. Usado por empresas como Apple, Amazon, Microsoft e SpaceX, o Focus@Will é um serviço de músicas criadas exclusivamente para o foco e com auxílio de neurocientistas e inteligência artificial. Nos estudos houve aumento do foco na faixa de 200% a 400%. Eu fiz o teste e para mim funcionou muito bem. Hoje em média consigo ficar focado de 90 a 120 minutos usando esse app (antes meu foco era no máximo de 20 minutos). Eles oferecem um trial de uma semana e vou deixar o link a seguir: https://turl.ink/focus
6. Divida sua jornada de trabalho em fatias
Entenda quanto tempo você consegue ficar focado em uma tarefa e divida seu dia em jornadas menores. Entre estas jornadas agende alguns intervalos.
7. Tenha metas diárias
Para cada dia crie objetivos para serem atingidos!
Eu gosto de jogos então “gamefiquei” o meu dia utilizando metodologias ágeis. Se você quiser que explico melhor como funciona metodologias ágeis, deixe nos comentários, ok!?
Basicamente eu faço da seguinte forma: Toda semana eu crio um Sprint de 5 dias (segunda a sexta), que é o período que tenho para realizar uma quantidade de atividades já definidas em Histórias. As Histórias são os temas que irão gerar valor para você, meu negócio ou para minha marca. E finalmente dentro de cada História tenho as Tarefas, que são as atividades que realizo para entregar as Histórias. Para cada Tarefa eu determino um esforço com uma pontuação, e quanto maior a dificuldade maior a nota de esforço. Em Scrum usamos a sequência de Fibonacci para estimar o esfoço. Poderia utilizar de 1 a 10, mas é um pouco difícil entender a diferença de uma tarefa 9 para uma 10. Já como Fibonacci a sequencia é assim 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34… assim é mais simples estimar um esforço e ponderar a diferença entre uma atividade 21 e outra 34.
Enfim, desta forma para cada dia eu crio uma meta de pontos a atingir. Ficou fácil?
8. Elabore listas de atividades
Como eu já organizo meu dia em tarefas com pontuação, fica fácil ter essa lista de prioridades, mas caso você não queira fazer da mesma forma que eu, tenha ao menos uma lista organizada das suas atividades diárias.
Ao concluí-las “risque” da sua lista. É incrível o prazer que dá ver que completou uma tarefa.
9. Defina prioridades
Com a lista de atividades criada, defina as prioridades e execute estas tarefas primeiro. Não deixe as coisas importantes para a última hora pois assim, além de importantes se tornarão urgentes.
10. Abra somente a aba ou software que está trabalhando
Quando vou editar um vídeo só abro o Premiere, quando é foto, o Photoshop. Quando vou escrever, o editor de texto e as abas de pesquisa do tema.
Uma das piores vilãs de atenção são as abas abertas. Eu tinha costume de ficar com 30 a 40 abas abertas durante o dia todo e perdia grande parte do meu tempo navegando entre elas. Estava fazendo uma atividade, de repente olhava uma aba e lembrava de uma coisa que tinha que fazer e meu foco ia pro ralo.
Um dia, conversando com meu amigo Thiago Akira, ele me apresentou uma extensão do Chrome chamada TabCloud. Ela salva as janelas e abas abertas e você pode recupará-las depois. Hoje eu uso uma outra extensão chamada Session Buddy que tem o mesmo princípio.
11. Tome cuidado com as redes sociais
Outro grande problema para perda de foco são as redes sociais. Já teve ocasião que pensei: “vou dar uma olhada no Instagram” e lá se foram 2 horas… As redes sociais foram criadas para ficarmos dentro dela, tudo chama nossa atenção para permanecermos ali. Então, defina os momentos do dia que irá utilizar as redes sociais.
12. Desligue suas Notificações
As notificação, tanto do celular quanto do computador também desviam nosso foco. Durante o horário de trabalho eu retiro toda e qualquer notificação dos meus aparelhos. Apenas chamadas do celular “tocam” em minha smartband.
13. Faça uso da tecnologia
Embora a tecnologia muitas vezes seja responsável por desviar nosso foco ela pode nos ajudar e muito a organizar nosso dia, tarefas e atividades. Eu utilizo em meu calendário cores para cada categoria de compromisso. Assim, sei apenas em uma passada de olho se em determinado dia tenho uma mentoria, uma live ou reunião comercial.
O software de gestão de projetos me ajuda a organizar as tarefas e utilizo aplicações como o Evernote para organizar minhas anotações em um único lugar. Chega de milhões de papéis e post-its espalhados por aí né!?
14. Faça uma coisa de cada vez
Em geral não somos seres para executar mais de uma tarefa de forma simultânea. E quando fazemos, com certeza não executamos melhor do que se nossa atenção estivesse toda para aquela atividade, concorda?
Então começe e termine uma atividade antes de começar outra.
15. Tempo para os e-mails
Assim como as redes sociais o e-mail também pode atrapalhar nossa produtividade. Muitas vezes sequer temos um email importante na caixa, mas o ato de checar os email já desvia seu foco e retira sua atenção. Lembra do tempo necessário para retomar seu foco, que falei lá no começo!?
Assim, defina 3 ou 4 momentos no dia que você destinará exclusivamente a ler, responder e organizar seus e-mails.
E aí o que achou das dicas? Você pode testar e ver se funcionam para você também. Deixe aqui nos comentários se você usa alguma outra técnica ou se testou alguma destas e se deu certo com você também.
Grande abraço e até o próximo post.
